La contratación y formación de empleados genera un papeleo enorme y muchísimos archivos que deben conservarse para las auditorías e inspecciones.
Esta gran cantidad de papel crea una oportunidad para que la tecnología ofrezca soluciones, afirma Riley Clubb, cofundador de un programa informático de recursos humanos adaptado a la agricultura.
Clubb creció en una familia de viticultores en Walla Walla, Washington. De adulto, saltó al mundo de la tecnología con Harvust, un programa que ofrece herramientas de incorporación, formación y comunicación.
” Harvust ayuda a las empresas agrícolas a garantizar que sus nuevos empleados realicen su trabajo de la forma más productiva y que cumplan con las normas de trabajo”, afirma.
Pero Harvust no está sola. Últimamente han surgido varias entidades con el objetivo de llenar el vacío en el ámbito de los recursos humanos del sector agrícola.
Junto con Harvust, la empresa Ganaz, basado en Seattle, tiene como objetivo aportar la eficacia de la era digital a la administración de empleados. Del mismo modo, ya existen herramientas de seguimiento del tiempo como FieldClock, AgCode y PickTrace, que han cambiado el papel de las tarjetas de control horario de trabajo.
Otras empresas ofrecen transferir los datos de las tarjetas digitales de control horario al procesamiento de nóminas. Los primeros clientes del sistema de tarjetas de nómina de Ganaz -que anima a los empleadores a configurar el sistema como parte del proceso de contratación- opinan que la plataforma digital permite administrar las nóminas con mayor eficacia.
“Estoy totalmente satisfecha con Ganaz, en cuanto a eficiencia”, afirma Tiffany Davis, directora de oficina de la empresa K&K Land and Management, ubicada en The Dalles, Oregón.
Durante la cosecha de cerezas, la empresa suele contratar a unas 450 personas para trabajar en numerosos huertos. Las herramientas de Ganaz permiten a su equipo realizar el papeleo de contratación ahí mismo en el campo, si alguien se presenta en búsqueda de trabajo. A continuación, pueden enviar automáticamente la paga semanal a los trabajadores dondequiera que se encuentren, en lugar de tener que ubicar cada empleado y el día de pago entregarles los cheques de papel en las huertas correspondientes.
“Una tarea que requería días y varias personas se ha pasado a otra que lleva unos minutos”, explica Davis.
La escasez de oficinistas cualificados en algunas zonas rurales también hace que la eficiencia que ofrece la tecnología sea fundamental, afirma Shelly Durfey, de Lighthouse Farms, en Sunnyside, Washington. En la actualidad, su oficina sólo cuenta con cuatro personas, frente a las siete con las que contaba antes, y atribuye este buen cambio a Harvust, FieldClock, la herramienta de administración de nóminas Datatech y a la racionalización de la administración de sus empleados durante la temporada; dando como resultado que las empresas están desarrollando una mayor integración.
“Es de gran valor para nosotros”, afirma.
Mientras tanto, los clientes de PickTrace dicen que les gustaría tener herramientas similares de contratación y nómina, dijo el CEO Joel Zemer.
“Nos hemos centrado en: ‘¿Cómo podemos integrar todo eso en el mismo sistema?”, dijo.
Las empresas entrevistadas (para este informe) declinaron facilitar detalles sobre precios. Ganaz ofrece distintos modelos que se adaptan a las necesidades de cada agricultor, y Harvust ofrece una escala de precios basada en el número de empleados en un intento de que sea asequible su servicio para huertas de distintos tamaños.
Contratación y formación
Tanto Ganaz como Harvust ofrecen un servicio de mensajería bidireccional que permite a los empleadores enviar actualizaciones por SMS a todos sus empleados. Según los clientes, esto también es útil para contratar a los trabajadores que regresan.
“Tenemos los números de teléfono (de los trabajadores), así es que podemos avisarles de cuándo va a empezar la cosecha o ellos pueden preguntarnos cuándo deben venir”, explica Davis. Durante la cosecha, el sistema de mensajería sustituye a un engorroso sistema de boca a boca para compartir el programa de la pisca del día siguiente.
En el año 2020, ante la escasez de trabajadores durante la cosecha de peras, Lighthouse Farms envió accidentalmente un mensaje de reclutamiento a través de Harvust a sus contactos en el equipo de cosecha de cerezas, así como a sus cortadores de peras. La gente se presentó a trabajar y la empresa pudo volver a contratarlos rápidamente en la huerta, explica Durfey.
“Facilita enormemente el proceso de comunicación”, afirma.
El programa H-2A requiere que los empleadores manejen aún más papeleo. Por este motivo, la Asociación de Trabajadores Agrícolas de Washington (wafla, por sus siglas en inglés), el mayor contratista de trabajadores H-2A de Washington, se asoció con Harvust para desarrollar una nueva herramienta que digitalizara el proceso de contratación para sus miembros, explicó el director general, Enrique Gastelum.
“Hay mucha información que los cultivadores tienen que rastrear para cumplir con la ley, conseguir que el trabajador se incorpore y que esté listo para formar parte de su equipo”, dijo.
El programa “Listo a la llegada” se ha puesto a prueba con unos cuantos cultivadores, con el objetivo de un despliegue completo en el 2024.
Los empresarios también pueden utilizar los vídeos de entrenamiento y las herramientas de comunicación de Harvust para ofrecer más orientación a los trabajadores antes de que lleguen. Una mayor comunicación previa, como un vídeo de orientación, debería tranquilizar a los trabajadores sobre el trato que recibirán y “reducir la ansiedad de ir a un lugar en el que nunca han estado”, afirma Gastelum. “Y los patrones pueden empezar a introducir los objetivos de la seguridad y el éxito”.
Los vídeos de formación en seguridad también son una ventaja para los empleados actuales, según Christina Meza, supervisora de seguridad alimentaria y seguridad de los empleados de Olsen Bros. Ranches de Prosser, Washington.
“Tienen una selección de temas que podemos utilizar, desde la Oficina Agrícola (Farm Bureau) hasta labor e industria (L&I), y podemos crear nuestras propias reuniones de seguridad específicas para nuestra empresa agrícola”, explica.
Realizar las reuniones virtualmente facilita el reto de comunicar el mismo mensaje a todos los empleados de diferentes lugares y también crea registros para mostrar fácilmente a los auditores. A Meza también le gustan las alertas automáticas de seguridad porque avisan las altas temperaturas, por ejemplo, y notifican a los empleados cuando deben hacer más descansos o cuando deben estar atentos a los signos de estrés por el calor, de acuerdo con la normativa de Washington.
“Es comprensible y fácil”, afirma, y ha mejorado la comunicación. Aunque algunos trabajadores se mostraban reticentes, el hecho de que los mensajes lleguen a sus teléfonos, sin necesidad de contraseñas ni aplicaciones adicionales, ha aliviado sus preocupaciones. “Yo les digo, ‘He visto tu Facebook, sé que puedes hacerlo.’ Sólo ha hecho falta un poco de formación”, explica.
Tarjetas bancarias de pago
Algunos trabajadores, acostumbrados a cobrar cheques, tenían más resistencia a las tarjetas de nómina, dice Davis, quien presentó las tarjetas bancarias de Ganaz y los talones de pago digitales justo antes de la cosecha de cerezas del 2022. La posibilidad de enviar los talones de pago por SMS -sin necesidad de usar una aplicación- la convenció de que el método podía funcionar en su explotación.
“¿Para qué usar tarjetas bancarias de nómina si todavía tengo que andar entregando los talonarios de papel?”, se pregunta.
Sin duda, la tarjeta de nómina no es un concepto nuevo, pero Ganaz quería encontrar una solución tecnológica para las personas que no tienen cuentas bancarias tradicionales y no se sienten cómodas con la tecnología, explica Martha González, directora de marketing. Después de entrevistar a los trabajadores, la empresa se dio cuenta de que sería mejor enviar notificaciones de texto, sin obligarles a los trabajadores a usar aplicaciones, y que hace falta una atención fiable al cliente en español.
Las tarjetas funcionan como cualquier tarjeta bancaria, dijo Davis. Han funcionado bien una vez que los empleados se adaptan al concepto. Si se pierde una tarjeta, la empresa puede sustituirla inmediatamente, si el trabajador lo pide en la oficina.
PickTrace también ha desarrollado un sistema de tarjetas bancarias de nómina específico para uso en la agricultura, junto con formación y asistencia bilingüe. Zemer prevé que el programa forma parte de la asignación de los trabajadores al proyecto, cuando los empleados reciben su insignia de rastreo PickTrace (Similar a un dispositivo de rastreo GPS).
“Algo más del 80% de los trabajadores no usa los servicios bancarios y siempre llevan sus cheques donde les cambian los cheques, pagando una comisión por el cambio y por remitir el dinero”, explica Zemer. Utilizar tarjetas bancarias de pago es un gran cambio, pero la ventaja será que los empleados no pagarán comisiones por acceder a su dinero cuando utilicen la tarjeta de débito en tiendas de EE.UU. y México o en determinados cajeros automáticos.
El programa de nóminas de PickTrace, al igual que el de Ganaz, es gratuito para los empleadores que ya utilizan su software. Ambas empresas admiten que recibirán una pequeña parte de la comisión que Mastercard cobra a los comercios por pasar la tarjeta, que a veces se repercute al titular.
“Los titulares de las tarjetas se benefician de la comodidad y la seguridad de no llevar dinero en efectivo y del ahorro que supone no depender de los establecimientos de cambio de cheques”, afirma Hannah Freeman, directora general de Ganaz, en un correo electrónico. “Ganaz también gana un pequeño margen cuando (los trabajadores) envían dinero a México en nuestra aplicación, y nos aseguramos de mantenerlo pequeño”, admitió.
Ganaz también lanzó una herramienta de remesas este año.
—por Kate Prengaman
Este artículo ha sido traducido por Jean Dibble y revisado por Jutsely Rivera. Puede ponerse en contacto con Jean en jean@goodfruit.com.
